Özet
- Ön muhasebe günlük kayıttır; defter ve beyan mali müşavirin işidir.
- Program zorunlu değildir; e-Fatura ve e-Arşiv kuralları zorunludur.
- Seçimden önce kendi günlük işini yaz: kaç satış, kaç veresiye müşterisi, kaç ürün.
- Fiyatı kur, KDV, kurulum ve ek kasa dahil yıllık toplamla karşılaştır.
- Verini Excel'e alamadığın programa bağlanma.
Ön muhasebe nedir?
Ön muhasebe, işletmenin her gün yaşadığı para ve mal hareketlerinin belgesiyle birlikte kaydedilmesidir. Muhasebenin "ön" tarafıdır: Satışı yapan, faturayı kesen, veresiyeyi yazan, kasayı kapatan esnaftır; bu kayıtlardan defter tutmak, beyanname vermek ve vergiyi hesaplamak ise mali müşavirin işidir.
| Kayıt | Ne işe yarar | İlgili sayfa |
|---|---|---|
| Satış ve alış faturası | Vergi ve stok hesabının belgesi | Fatura |
| Müşteri ve tedarikçi hesabı (cari hesap) | Kimden alacak, kime borç var | Cari hesap |
| Stok | Rafta ne var, ne bitmek üzere | Kritik stok |
| Kasa ve banka | Paranın nereden girip nereye çıktığı | Gün sonu |
| Çek ve senet | Vadeli ödeme ve tahsilat takibi | Çek ve senet |
| Giderler | Kira, elektrik, maaş gibi sabit çıkışlar | Nakit akışı |
Ön muhasebe ile genel muhasebe arasındaki çizgi şudur: Ön muhasebe "ne oldu" sorusunu cevaplar (bugün ne sattım, kim borçlu, kasada ne var), genel muhasebe bu olayları kanunun istediği defterlere ve beyannamelere çevirir. İyi tutulmuş ön muhasebe, mali müşavirin işini kısaltır ve ay sonundaki "şu fatura nerede" telaşını bitirir.
Defter, Excel, program: hangisi ne zaman yeter?
| Yöntem | Ne zaman yeter | Nerede zorlanır |
|---|---|---|
| Kâğıt defter | Az müşteri, az ürün, tek kişi | Toplam alacak, stok ve kâr hesabı elle yapılır |
| Excel | Düzenli biri tek bilgisayardan tutuyorsa | Kasada satış anında kullanılamaz, dosya bozulur, iki kişi aynı anda yazamaz |
| Ön muhasebe programı | Günde onlarca satış, veresiye, stok ve e-Belge varsa | Aylık ücret ve ilk kurulum emeği ister |
Excel'den programa geçmeyi düşünüyorsan önce hangi dosyaların taşınacağını belirle; adımları Excel'den ön muhasebe programına geçiş rehberinde anlattık.
Program seçerken 10 kriter
1. e-Fatura ve e-Arşiv
Bugün zorunlu olmasa bile yakında olacak: e-Fatura kullanmayanlar 2026'dan itibaren bütün faturalarını e-Arşiv keser, basit usul ve işletme hesabındaki esnaf için tarih 1 Ocak 2027. Program faturayı satışla aynı kayıttan kesebilmeli. Eşikler e-Fatura rehberinde.
2. İnternet kesilse de çalışan kasa (offline)
Dükkânda internet kesildiğinde satış durmamalı; kayıt cihazda tutulup bağlantı gelince aktarılmalı. Denemede modemi kapatıp bir satış yap.
3. Barkodlu hızlı satış
Barkod okuyucuyla bir ürünün sepete düşmesi bir saniyeyi geçmemeli; terazi ve fiş yazıcısı tanınmalı.
4. Veresiye ve cari hesap
Veresiye satış ödeme türü olarak seçilebilmeli, müşteri bakiyesi ve hesap dökümü anında çıkmalı. Yöntemi veresiye defteri rehberinde anlattık.
5. Stok ve kritik stok uyarısı
Satış stoktan düşmeli, kritik seviyeye inen ürün listelenmeli, sayım barkodla yapılabilmeli.
6. Gün sonu ve Z raporu ayrımı
Program nakit, kart ve veresiyeyi ayrı göstermeli; kendi gün sonu özetinin yazar kasanın Z raporunun yerine geçmediğini açıkça söylemeli.
7. Mali müşavir erişimi
Mali müşavirin kayıtları kendi hesabıyla salt okunur görebilmeli; sen her ay fiş ve dosya taşımamalısın.
8. Verini dışarı alabilmek
Ürün, müşteri ve satış kayıtlarını Excel'e alabilmelisin. Belgeler 213 sayılı Vergi Usul Kanunu md. 253'e göre beş yıl saklanır; programı bırakırsan verinin ne olacağını önceden sor.
9. Fiyatın açıklığı
Aylık ücret, kur (dolar ya da TL), KDV, kurulum bedeli, ek kasa, kullanıcı ve şube ücreti ile e-Belge kotası yazılı olmalı. Yıllık toplamı hesapla.
10. Destek ve kişisel veri
Satış saatinde telefonla ulaşılabilen bir destek, verinin nerede tutulduğunu ve KVKK kapsamında nasıl işlendiğini yazan açık bir metin ara.
Örnek
İki teklifin yıllık toplamı
- Teklif A: aylık 39 dolar + KDV, kurulum 149 dolar → yıl: 39 × 12 + 149 = 617 dolar + KDV
- Teklif B: aylık 29 dolar + KDV, ama ek kasa aylık 15 dolar ve kota aşımı ortalama aylık 10 dolar → 54 × 12 = 648 dolar + KDV
Aylık ücreti düşük görünen teklif, dükkânın gerçek kullanımında yılda 31 dolar daha pahalı çıkıyor.
İşletmene göre hangi kriter önce gelir?
On kriterin hepsi her dükkân için aynı ağırlıkta değildir. Önce kendi günlük işini yaz: günde kaç satış yapıyorsun, kaç veresiye müşterin var, kaç çeşit ürün satıyorsun, kaç kişi kasada duruyor. Sonra aşağıdaki tabloyla öncelik sırası çıkar.
| İşletme | İlk bakılacaklar | Neden |
|---|---|---|
| Market, bakkal | Barkodlu hızlı satış, internet kesintisi, kritik stok | Kuyruk ve çok sayıda ürün |
| Nalbur, hırdavat, yapı market | Veresiye ve cari hesap, iskonto, e-Fatura | Ustaya vadeli satış ve kurumsal müşteri |
| Kafe, restoran | Adisyon, reçete ve malzeme maliyeti, gün sonu | Masa bazlı satış ve mutfak kaçağı |
| Giyim, ayakkabı | Beden ve renk varyantı, iade, kampanya | Aynı ürünün çok çeşidi |
| Servis ve tamir | İş emri, parça stoğu, e-Arşiv fatura | Hizmet ve parça aynı faturada |
Bu listeyi denemeye başlamadan önce yazmak, satıcının tanıtımında gösterilen ama senin işinde kullanılmayacak özelliklere kapılmanı önler. Her kritere 1–5 arası puan ver ve iki üç programı aynı kâğıtta karşılaştır.
Basit usul ve gerçek usulde asgari kayıtlar
Basit usuldeki esnaf defter tutmaz ama alış ve satış belgelerini saklar; satışta yazar kasa fişi ya da fatura verir. Gerçek usuldeki esnafın mali müşaviri işletme hesabı defteri ya da bilanço esasındaki defterleri tutar ve her ay KDV beyan eder. İki durumda da ön muhasebenin asgarisi aynıdır: her satışın belgesi, her alışın faturası, her veresiyenin ve tahsilatın tarihli kaydı. Usul değişikliği yaşıyorsan basit usulden gerçek usule geçiş rehberine bak.
Deneme süresinde neyi test etmeli?
- Kendi 20 ürününü barkoduyla gir ve bir saat gerçek satış yap.
- Bir veresiye satış, bir kısmi tahsilat ve bir iade kaydet; müşterinin hesap dökümünü yazdır.
- Modemi kapatıp satışa devam et, açınca kayıtların geldiğini kontrol et.
- Gün sonunu al; nakit, kart ve veresiye ayrı mı çıkıyor bak.
- Mali müşavirine erişim ver ve ondan görüş al.
- Bütün ürün ve müşteri listesini Excel'e al.
Denemeyi yoğun bir günde yap; sakin bir sabah her program hızlı görünür. Deneme bitmeden kurulum, eğitim ve eski kayıtların aktarımı için kimin ne yapacağını yazılı olarak öğren.
Seçimde sık yapılan hatalar
| Hata | Sonuç |
|---|---|
| Yalnız aylık ücrete bakmak | Ek kasa, kota ve kurulumla yıllık maliyet artar |
| Mali müşaviri sormadan seçmek | Kayıtlar onun sistemine uymaz, iş iki kez yapılır |
| İnternet kesintisini test etmemek | Yoğun saatte kasa durur |
| Veriyi dışarı alma yolunu sormamak | Programı bırakmak zorlaşır |
Sağlam Defter bu kriterlerin neresinde?
Sağlam Defter esnaf ve işletmeler için işletme yönetim yazılımıdır; ön muhasebeyi de kapsar: satış ve kasa, stok, veresiye ve cari hesap, e-Fatura ve e-Arşiv, gün sonu ve mali müşavir portalı aynı kayıttan çalışır; internet kesilse de kasa satışa devam eder. Esnaf paketi $39/ay + KDV'dir; fatura, fatura günündeki TCMB döviz satış kuruyla TL kesilir. 14 gün boyunca bütün özellikler açıktır ve kart bilgisi istemeyiz. Paketleri fiyatlar sayfasında, özellikleri özellikler sayfasında görebilirsin.
Resmî kaynaklar
- GİB e-Belge portalı: e-Fatura ve e-Arşiv mevzuatı (509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ve değişiklikleri)(yeni sekmede açılır)
- 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği (RG 31.12.2025, sayı 33124)(yeni sekmede açılır)
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, md. 253 (saklama)(yeni sekmede açılır)
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu: Aydınlatma yükümlülüğü(yeni sekmede açılır)
Bu sayfa genel bilgi verir; vergi ve muhasebe kararların için mali müşavirine danış. Oran ve eşikler değişebilir, güncel hâlini resmî kaynaktan kontrol et.
