Gün sonu kasa programı: nakit, kart ve veresiye akşam ayrı ayrı

Kasada ne olmalı?

Kasa kapanışında karşılaştırılan rakam toplam satış değil, beklenen nakittir: açılış parası, nakit satış ve nakit tahsilatın toplamından nakit giderler, tedarikçiye ve iadeye verilen nakit ile bankaya yatırılan çıkarılır. Kartla ve havaleyle alınanlar çekmeceye girmez; veresiye satışın parası hiç gelmemiştir.

Gideri çıktığı an yazmak

Kasa açıklarının büyük kısmı yazılmadan alınan paradan çıkar: nakliyeciye verilen 250 lira, çay parası, çalışana avans. Nakit gideri kasadan çıktığı an yazarsan akşam sayımında fark çıktığında nedeni zaten kayıtta olur. Giderler türüne göre raporlanır; ay sonunda nereye ne harcandığı görünür.

Gün sonu özeti ile Z raporu

Gün sonu özeti işletme içi kapanıştır; veresiye, tahsilat ve giderleri de kapsar. Z raporu ise yazar kasanın mali hafızasından alınan resmî rapordur ve günlük mali bilgiler GİB'e bildirilir (GİB ÖKC portalı). İki rakamın farklı çıkması normaldir; ikisini de saklarsın. Z raporu dahil belgeler vergi açısından beş yıl saklanır (VUK m.253); şirketler ve diğer tacirler için ticari defter ve belgelerde süre on yıldır (TTK m.82).

Gelir ve gider takibi

Kasa defteri tutan esnafın sorusu basittir: bu ay ne girdi, ne çıktı? Sağlam Defter'de gelir satış ve tahsilatlardan, gider ise kaydettiğin kira, elektrik faturası, nakliye ve maaş gibi hareketlerden gelir. Gider raporu harcamaları türüne göre toplar; nakit akışı aynı ayın giriş ve çıkışını yan yana koyar. Kâğıt kasa defterinin sütunları (tarih, açıklama, giriş, çıkış, bakiye) burada kasa hareketleri listesinde durur.

Günden aya: nakit akışı

Her akşamın kapanışı ayın nakit akışını oluşturur. Giren ve çıkan paranın dönemlik görünümü, kâr eden bir ayın neden nakitte zorlandığını gösterir; çoğu zaman cevap bekleyen veresiyede ya da rafta bekleyen maldadır. Kavramı nakit akışı sayfasında anlattık.