Gün sonu kasa nasıl kapatılır?

Önce ödemeleri ayır

Akşam "bugün 18.000 lira satış yaptık ama kasada 7.460 lira var" diye telaşlanmanın nedeni çoğunlukla kasa açığı değil, karşılaştırmanın yanlış olmasıdır. Satışın bir kısmı kartla, bir kısmı havaleyle alınmış, bir kısmı veresiye yazılmıştır. Kasaya yalnızca nakit girer.

Kasada ne kadar nakit olmalı?

Gün sonunda kasada, sabah bırakılan açılış parasına günün nakit satışları ve nakit tahsilatlar eklenip nakit giderler ile bankaya yatırılan para düşülünce kalan tutar olmalıdır. Kart, havale ve veresiye satışlar bu hesaba girmez.

Çekmeceyi say

1. 01

   Banknotları ayır

   Kupürleri büyükten küçüğe diz ve her grubu ayrı say. Bozuk parayı en sona bırak.

2. 02

   Açılış parasını ayır

   Ertesi sabah için bırakacağın tutarı (ör. 1.000 TL) ayrı bir zarfa koy.

3. 03

   Sayımı yaz

   Sayılan toplamı beklenen nakitle karşılaştır; farkı bir kenara not al.

4. 04

   Kartı ve havaleyi kontrol et

   POS cihazının gün sonu toplamını ve banka hareketini kayıtlarla karşılaştır.

Kasa açığı ve fazlası: nedenleri

Z raporu ile gün sonu farkı

Yazar kasadan (ödeme kaydedici cihaz, ÖKC) aldığın Z raporu yasal bir belgedir ve yalnızca o cihazdan fişi kesilmiş satışları gösterir. İşletmenin kendi gün sonu özeti ise ödeme türlerini, veresiyeden yapılan tahsilatları, giderleri ve kasa hareketlerini de kapsar. İki rakamın farklı olması normaldir; her ikisini de saklamalısın.

Yazar kasada gün sonu nasıl alınır?

Yazar kasada gün sonu iki ayrı rapordur: cihazın mali hafızasından alınan Z raporu ve kart ödemeleri için bankanın POS gün sonu. Adımlar markaya göre değişse de sıra aynıdır:

1. 01

   Son satışı kapat

   Açık fiş ya da bekleyen işlem kalmasın; Z raporu alındıktan sonra o güne fiş eklenmez.

2. 02

   İstersen önce X raporu al

   X raporu günü kapatmadan ara toplam gösterir; çekmeceyi saymadan önce kontrol için kullanılır.

3. 03

   Z raporunu al

   Cihazın rapor menüsünden Z raporunu seç. Rapor mali hafızaya yazılır ve günün fiş toplamını KDV oranlarına göre verir. Menü adı için cihazının kullanım kılavuzuna bak.

4. 04

   Banka gün sonunu al

   ÖKC'li POS'ta banka uygulamasından gün sonu yapılır; kart toplamı burada çıkar ve bankaya bu kapanışla gönderilir.

5. 05

   Raporları sakla

   Z raporunu ve banka gün sonu fişini günün kasa kaydıyla birlikte dosyala.

Yeni nesil yazar kasalar mali verileri Gelir İdaresi Başkanlığı'na kendisi iletir; cihaz listesi ve mevzuat GİB'in yazar kasa portalında yer alır.

Kart ve POS tahsilatını kontrol etmek

Kartla alınan ödemeler çekmecede durmaz ama onları da kontrol etmek gerekir. POS cihazının gün sonu raporundaki toplam, kayıtlarda "kart" olarak yazılan satışların toplamına eşit olmalıdır. Fark çıkıyorsa genelde ya bir kart ödemesi nakit diye yazılmıştır ya da POS'tan geçen bir işlem hiç kaydedilmemiştir.

Bankaya geçen tutar ise POS komisyonu düşülmüş hâliyle ve bankayla anlaşmana göre ertesi gün ya da birkaç gün sonra gelir. Bu yüzden banka hesabını gün sonunda değil, haftalık olarak kontrol etmek daha doğrudur.

Kasadan para almak: tek kural

Kasa açıklarının büyük kısmı hırsızlıktan değil, yazılmadan alınan paradan çıkar. Dükkân sahibinin ihtiyaç için aldığı 500 lira, çalışana verilen avans, toptancıya elden ödenen fatura: hepsi kasadan çıkan nakittir ve hepsinin yazılması gerekir.

Vardiya değişiminde kasa devri

Gün içinde kasanın başına iki farklı kişi geçiyorsa gün sonunda çıkan fark kimin vardiyasında oluştu, bilinmez. Farkı sahiplenmek zorlaşır ve konu kişisel bir tartışmaya döner. Bunun önüne geçmenin yolu her devri küçük bir gün sonu gibi yapmaktır.

1. 01

   Devreden kişi sayar

   Vardiyası biten kişi, o ana kadarki beklenen nakdi hesaplar ve çekmeceyi sayar.

2. 02

   Devralan kişi de sayar

   Yeni gelen kişi aynı çekmeceyi ikinci kez sayar; iki sayım aynı olmalıdır.

3. 03

   Tutar yazılı teslim edilir

   Devir tutarı, saat ve iki kişinin adı kayda geçer. Fark varsa o anda konuşulur.

4. 04

   Yeni vardiya bu tutardan başlar

   İkinci vardiyanın beklenen nakdi, devir tutarının üzerine hesaplanır.

Günlük kasa kaydında ne olmalı?

Bu kayıtları bir ay boyunca yan yana görmek, tek bir günün göstermediği şeyi gösterir: fark belirli günlerde mi, belirli bir kişinin kapanışında mı, yoksa kart ağırlıklı günlerde mi çıkıyor. Kasa farkı çoğu zaman bir kalıbın parçasıdır.

Her akşam on dakikalık düzen

1. Son satışı kaydet, kasayı yeni satışa kapat.
2. Günün satışını ödeme türüne göre ayrılmış olarak gör.
3. Beklenen nakdi hesapla ve çekmeceyi say.
4. Farkı nedeniyle birlikte kaydet.
5. Açılış parasını ayır, kalan nakdi kasadan al.

Sağlam Defter'in gün sonu özeti o günün satışını ödeme türlerine göre toplar, giderleri ve kasa hareketlerini yan yana gösterir. Bu özet işletme içi kapanış içindir ve yazar kasanın Z raporunun yerine geçmez. Ayrıntısı kasa ve gün sonu sayfasında.