Excel'in sınırı nerede başlıyor?
Excel, dükkânın ilk yıllarında iyi bir arkadaştır: ürün listesi, fiyatlar, belki bir veresiye sayfası. Sorun, tabloların birbirinden habersiz olmasıdır. Satış yaptığında stok sayfası kendiliğinden düşmez; veresiye sayfasındaki toplam, kasa sayfasındaki nakitle konuşmaz. Her bağlantıyı sen kurarsın, her hatayı da sen bulursun.
- Aynı dosyayı iki kişi açınca biri diğerinin kaydını ezer.
- Formül bozulduğunda yanlış toplam aylarca fark edilmeyebilir.
- Telefon ekranında tablo okunmaz, tezgâhta kullanılmaz.
- Kimin neyi değiştirdiği kayıtlı değildir.
Ürün listesini içe aktarma düzeni
Sağlam Defter ürünleri noktalı virgülle ayrılmış bir CSV dosyasından alır. Sütunların sırası sabittir ve ürün listesini dışa aktardığında aldığın dosyayla aynıdır. Bu yüzden en kolay yol, önce programdan örnek bir dosya indirip kendi tablonu o düzene getirmektir.
| Sıra | Sütun | Not |
|---|---|---|
| 1 | Ürün adı | Zorunlu; en az iki karakter |
| 2 | Barkod | Boş bırakılabilir |
| 3 | Birim | Adet, kg, metre… |
| 4 | Stok miktarı | Tam sayı |
| 5-6 | Alış ve satış fiyatı | Virgül ya da nokta ondalık olabilir |
| 7 | KDV oranı | 20, 10, 1 gibi |
| 8 | Kritik stok | Uyarı seviyesi |
| 9-11 | Raf yeri, kategori, marka | İsteğe bağlı |
Müşteriler ve açık hesaplar
Müşteri listesini de ürünler gibi Excel ya da CSV dosyasıyla içe aktarabilirsin. Aktarmadan önce listeyi temizle: yalnızca açık hesabı olan müşterileri al, her birinin kalan borcunu defterdeki ya da tablodaki tarihiyle gir. Yıllar önce kapanmış hesapları taşımana gerek yok. Adımlarını veresiye defteri programı sayfasında anlattık.
Eski Excel dosyasını ne yapmalı?
Silme, arşivle. Vergi Usul Kanunu işletme kayıtlarının, ilgili oldukları yılı izleyen yıldan başlayarak beş yıl saklanmasını ister (VUK m.253). Dosyayı tarihiyle adlandırıp ayrı bir klasöre koy; geçişten sonraki kayıtlar programda, öncekiler arşivde durur.
Resmî kaynaklar
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (fatura m.229-231, muhafaza m.253)(yeni sekmede açılır)
- TÜİK, Küçük ve Orta Büyüklükteki Girişim İstatistikleri, 2024(yeni sekmede açılır)
Bu sayfa genel bilgi verir; vergi ve muhasebe kararların için mali müşavirine danış. Oran ve eşikler değişebilir, güncel hâlini resmî kaynaktan kontrol et.