Veresiye defteri programı: kim ne kadar borçlu, sayfa çevirmeden bil

Veresiye neden hâlâ defterde?

Çünkü defter işini görüyor. Tezgâhın altında durur, elektrik istemez, müşteri eğilip kendi sayfasına bakabilir. Otuz yıllık bakkalın defteri, mahallenin kredi geçmişidir. Programa geçmeyi düşünen esnafın ilk kaygısı da bu güveni kaybetmek oluyor.

Defterin asıl sorunu okurken başlıyor. Tek bir müşterinin borcunu bulmak kolay, ama "bugün piyasada toplam ne kadar alacağım var?" sorusu sayfa sayfa toplama işine dönüşüyor. Kısmi ödemeler satır aralarına sıkışıyor, bir sayfa ıslanıyor, iki kardeşin hesabı aynı sayfaya düşüyor. Türkiye'de esnaf siciline kayıtlı 2,27 milyon kişinin (ESBİS, Aralık 2025) önemli bir kısmı bu hesabı hâlâ kâğıtta tutuyor.

Defterin görünmeyen maliyeti

Kaybolan veresiye çoğu zaman bir kerede kaybolmaz; küçük parçalar halinde erir. Yazılmayan 150 liralık bir alışveriş, "verdim" denip tarihi yazılmayan bir ödeme, üç yıldır hareketsiz duran ve kimsenin aramadığı bir hesap.

Bir de zamanaşımı var. Türk Borçlar Kanunu'nun 147. maddesinin 3. bendi, küçük çapta perakende satışlardan doğan alacakları beş yıllık zamanaşımına bağlar. Süre, alacağın ödenmesi gereken tarihten işlemeye başlar (TBK m.149). Beş yıl önce verilen, hiç hareket görmemiş bir veresiye, borçlu zamanaşımını ileri sürerse artık mahkemede istenemeyebilir. Ne zaman ne verildiğini tarihli olarak gösterebilmek, bu yüzden yalnızca düzen meselesi değildir.

Programa geçme zamanı geldi mi?

Her dükkân programa ihtiyaç duymaz. On beş müşterisi olan ve her akşam defteri kapatan biri için kâğıt yeterlidir. Aşağıdaki durumlardan ikisi sende de varsa geçişi düşünmenin zamanı gelmiş demektir:

• Toplam alacağını bilmek yarım saatten uzun sürüyor.
• Defteri senden başka biri de (eşin, çırağın, kasiyerin) tutuyor.
• Aynı müşterinin hesabı birden fazla sayfaya dağılmış.
• Ay sonunda müşteriyle "ben o kadar almadım" tartışması yaşıyorsun.
• Defter dükkânda kaldığında evden hesaba bakamıyorsun.

Açılış bakiyesi nasıl girilir?

Geçişin en önemli adımı, defterdeki geçmişi değil bugünkü durumu taşımaktır. Yıllarca önceki alışverişleri tek tek yazmana gerek yok; her müşterinin bugün kalan borcu, defterdeki son tarihiyle tek bir kayıt olarak girilir.

Defteri atma. İlk ay müşteri sorduğunda iki kaydı yan yana koy; fark çıkarsa hangisinin doğru olduğunu defterden bulursun. Vergi Usul Kanunu işletmeye ait defter ve belgelerin beş yıl saklanmasını ister (VUK m.253); veresiye defteri resmî bir defter olmasa da borcun kanıtıdır, onu da en az zamanaşımı süresi kadar sakla.

Müşteri bilgisi ve KVKK

Programda müşteriyi ad ve telefonla açarsın. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre bir kişinin cep telefonu numarası kişisel veridir; onu kaydeden işletme de veri sorumlusu sayılır. Pratikte bunun esnafa anlamı şudur:

• Müşteriye numarasını neden aldığını söyle: "Hesabın için, gerekirse aramak için."
• Yalnızca işine yarayan bilgiyi kaydet; kimlik numarası gibi gereksiz veriyi isteme.
• Borç listesini başkalarına gösterme, paylaşma, dükkâna asma.
• Hesabı kapanan ve uzun süre gelmeyen müşterinin kaydını gözden geçir.

Ayrıntılı yükümlülükler için KVKK'nın aydınlatma yükümlülüğü sayfasına bak.

Borcu hatırlatmak: rakamla, tarihle

Veresiyenin en zor kısmı istemektir. Rakamla konuşmak işi kolaylaştırır; çünkü mesele kişisel olmaktan çıkar, hesap olur. Hazır bir mesaj şablonu işini görür:

Uzun vadeli satışlarda vade farkı uygulayacaksan oranı baştan konuş. Taraflar arasında anlaşma yoksa geciken ödemede kanuni faiz gündeme gelir; oran TCMB reeskont oranının %80'idir, 2026 için yıllık %31 (3095 sayılı Kanun). Hesabı vade farkı aracıyla yapabilirsin.