Veresiye defteri nasıl tutulur?

Veresiye defteri neden karışır?

Veresiye defterini bozan şey nadiren büyük bir hatadır. Genellikle küçük boşluklar birikir: acele bir anda yazılmayan 200 liralık alışveriş, "sonra yazarım" denip unutulan bir ödeme, aynı sayfaya düşülen iki kardeşin hesabı. Ay sonunda müşteri "o kadar almadım" dediğinde elinde gösterecek bir şey kalmaz.

İkinci sorun defterin tek bir soruya cevap verememesidir: Bugün toplam ne kadar alacağım var? Sayfaları tek tek toplamadan bunu bilemeyen dükkân, nakit sıkıştığında hangi müşteriyi araması gerektiğini de bilemez.

Bir veresiye kaydında ne olmalı?

Her veresiye kaydında tarih, müşteri, ne alındığı, tutar, yapılan ödeme ve kalan bakiye olmalıdır. İtirazda tek dayanağın bu altı alandır; aşağıdaki örnekte müşterinin önceki borcu 3.120 TL'dir.

Kalan bakiyeyi her satırda yazmak zahmetli görünür ama asıl kazancı budur: müşteri sorduğunda sayfayı toplamadan cevap verirsin. Kavramın kendisini bakiye sayfasında anlattık.

Adım adım düzenli veresiye

1. 01

   Müşteriyi tanımla

   Müşterinin adının ve soyadının yanına telefon numarasını yaz. Aynı isimde iki müşteri varsa ayırt edici bir not ekle: "Kaya Usta (sıhhi tesisat)".

2. 02

   Satışı anında yaz

   Müşteri kapıdan çıkmadan en azından tutarı ve tarihi yaz. Yoğun saatte ürün ayrıntısını sonra ekleyebilirsin.

3. 03

   Ödemeyi aynı hesaba işle

   Nakit, kart ya da havale fark etmez; her tahsilatı tarihiyle yaz ve kalan borcu güncelle.

4. 04

   Fişi kes, makbuz ver

   Veresiye satış da satıştır: yazar kasa fişini ya da faturayı satış anında kesmek zorundasın. Ödeme alırken de tahsilat makbuzu vermek iki tarafı korur.

5. 05

   Ayda bir kontrol et

   Ayın ilk günü bütün hesapları tara: toplam alacağı, en büyük beş borcu ve 60 günü geçen hesapları not al.

Kime ne kadar veresiye verilir?

Veresiye bir güven işidir ama güvenin de bir tavanı olmalı. Her müşteri için bir üst limit belirle: borcu bu rakama ulaşan müşteriye yeni veresiye açmadan önce ödeme iste. Limit, müşterinin aylık alışverişine ve ödeme geçmişine göre konur; düzenli ödeyen ustanın limiti yüksek, yeni gelen birinin limiti düşük olur.

İkinci kural ödeme günüdür. "Ne zaman olursa" denen veresiye çoğu zaman hiç ödenmez. Ay sonu, maaş günü ya da iş bitimi gibi somut bir tarih konuş. Uzun vadeli satışlarda vade farkı uygulayacaksan oranı baştan söyle; sonradan eklenen fark müşteriyi kaçırır.

Tahsilatı konuşmak

Esnafın en zor bulduğu iş borcu hatırlatmaktır. Hatırlatmayı kişisel bir mesele olmaktan çıkarmanın yolu rakamla konuşmaktır: "Hesabında 3.860 lira görünüyor, son ödemen 12 Eylül'de 500 lira" demek, "borcun birikti" demekten daha az kırıcıdır. Müşterinin elinde hesap dökümü (ekstre) olduğunda tartışma kalmaz.

• Hatırlatmayı ödeme gününden bir iki gün önce yap, sonra değil.
• Toplam borcu tek seferde istemek yerine taksit öner; küçük ama düzenli ödeme hesabı kapatır.
• 60 günü geçen hesaba yeni veresiye açma; önce eski borcu konuş.

Veresiye defterinde en sık yapılan hatalar

Son madde özellikle önemlidir. Defterde bir rakamın üstünü çizip yenisini yazmak, müşteriye "hesap oynanmış" izlenimi verir. Hatalı bir kaydı düzeltmenin doğru yolu onu silmek değil, karşılığında bir düzeltme kaydı yazmaktır: 1.200 TL yerine 2.100 TL yazdıysan 900 TL'lik bir düzeltme satırı eklersin ve iki satır da görünür kalır.

Aylık kontrol listesi

Veresiyeyi yönetmek her gün yazmakla, ayda bir de bakmakla olur. Ayın ilk günü yirmi dakikanı ayırıp şu soruları cevapla:

1. Toplam alacağım geçen aya göre arttı mı, azaldı mı?
2. En büyük beş borçlum kimler, en son ne zaman ödeme yaptılar?
3. 60 günü geçen borç hangi hesaplarda var?
4. Limitini aşan müşteri var mı?
5. Bu ay kimi arayacağım ve ne konuşacağım?

Toplam alacağın aylık satışa oranı da önemli bir göstergedir. Ayda 200.000 TL satış yapan bir dükkânın 150.000 TL veresiye alacağı varsa, yaklaşık üç haftalık satışının parası müşterilerin cebinde bekliyor demektir. Bu durum kâr eden bir dükkânı bile nakit sıkışıklığına sokar.

Veresiyeyi belgelemek ve zamanaşımı

Veresiye çoğu zaman bir güven ilişkisidir ve yazılı bir sözleşmeye dökülmez. Yine de anlaşmazlık çıktığında elindeki kayıt senin tek dayanağındır. Satış fişinin bir nüshası, müşterinin imzaladığı ya da onayladığı bir hesap dökümü ve düzenli tutulmuş hareket listesi, alacağın varlığını göstermenin en sade yollarıdır.

Alacaklar süresiz değildir. 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu md. 147, küçük çapta perakende satışlardan doğan alacaklar için beş yıllık zamanaşımı öngörür. Ustaya ya da işletmeye yapılan büyük tutarlı satışlarda süre farklı olabilir (genel kural 10 yıl, TBK md. 146); emin değilsen avukatına sor.

Zamanaşımı kesilebilir. Müşteri borcu kabul ederse (kısmi ödeme yapması ya da hesap dökümünü imzalaması gibi) ya da sen dava açar veya icra takibi başlatırsan süre o günden yeniden başlar (TBK md. 154 ve 156). Yalnız sözlü hatırlatma süreyi durdurmaz. Bu yüzden büyük ya da uzun vadeli borçlarda müşteriden imzalı bir ödeme planı ya da onaylı hesap dökümü al; tarihli tahsilat kayıtların da alacağını korur.

Veresiye borcu ödenmezse ne olur?

Ödenmeyen veresiye kendiliğinden silinmez; alacak, zamanaşımı dolana kadar istenebilir. Sıra genelde şöyledir: önce rakamla ve tarihle hatırlatırsın, sonra taksit önerirsin, sonuç alamazsan noter aracılığıyla ihtarname gönderilir ve son çare olarak icra takibi başlatılır. İcra takibine itiraz edilirse alacağı kanıtlaman gerekir; tarihli kayıtlar, satış fişleri ve müşterinin onayladığı hesap dökümü burada işe yarar.

Küçük tutarlı bir alacak için masraflı bir yola girmeden önce tahsil şansını ve maliyeti tart. 60 günü geçmiş bir borca yeni veresiye açmamak, işi bu noktaya getirmemenin en ucuz yoludur.

Defterden programa geçmeli misin?

Az sayıda müşterisi olan, her gün defteri kapatan bir dükkân için kâğıt defter hâlâ işini görür. Geçişi düşünme zamanı genellikle şu işaretlerle gelir: toplam alacağı bilmek yarım saat sürüyor, aynı müşterinin hesabı iki sayfaya dağılmış ya da defteri senden başka biri de tutuyor.

Sağlam Defter'de veresiye bir ödeme türüdür: satış fişinde "veresiye" seçildiğinde tutar müşterinin hesabına düşer, tahsilat yazıldığında bakiye azalır ve hesap dökümü tarih sırasıyla yazdırılır. Kâğıttan geçişin adımlarını veresiye defteri programına geçiş sayfasında, müşteri ve tedarikçi hesaplarının nasıl tutulduğunu veresiye ve cari hesap takibi sayfasında anlattık.