Özet
- Geçiş tarihini ay başına koy; açılış bakiyeleri o günün rakamıdır.
- Önce Excel'i temizle: aynı ürün ve müşteri tek satır.
- Ürün listesinde barkod, birim, KDV oranı, alış ve satış fiyatı olsun.
- Açılış stoğunu sayımla bul, Excel'deki adede güvenme.
- Eski dosyaları sil değil, arşivle: belgeler beş yıl saklanır.
Excel ne zaman yetmez?
Excel, düzenli bir kişinin tek bilgisayardan tuttuğu küçük bir işletme için iyi bir başlangıçtır. Zorluk satış arttıkça başlar: Kasada satış anında Excel'e yazılmaz, stok satışla kendiliğinden düşmez, iki kişi aynı dosyayı aynı anda düzenleyemez ve dosya bir gün açılmaz. Buna e-Arşiv kuralı da eklenir: vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan fatura e-Arşiv olarak kesilir, bilanço esasında 2026'dan itibaren bütün faturalar (ayrıntılar); Excel'den e-Arşiv fatura kesilmez.
- Toplam veresiye alacağını öğrenmek yarım saatten uzun sürüyor.
- Aynı ürün dosyada iki üç farklı adla duruyor.
- Stok adedi ile raf birbirini tutmuyor ve nedeni bilinmiyor.
- Dosyanın tek kopyası tek bilgisayarda duruyor.
- Ay sonunda mali müşavire göndermek için dosyalar elle birleştiriliyor.
| İş | Kâğıt defter | Excel | Ön muhasebe programı |
|---|---|---|---|
| Satış anında kayıt | Elle yazılır | Sonradan girilir | Kasada satışla birlikte |
| Stoktan düşme | Yok | Formülle, elle | Satışla kendiliğinden |
| Veresiye bakiyesi | Sayfalar toplanır | Filtre ve toplamla | Müşteri kartında anında |
| Aynı anda birden çok kişi | Tek defter | Dosya çakışır | Her çalışan kendi kullanıcısıyla |
| e-Fatura / e-Arşiv kesme | Yok | Yok | Var (entegratör üzerinden) |
| Yedek | Tek nüsha | Elle kopyalanır | Otomatik, her gün |
| Maliyet | Defter bedeli | Lisans ya da ücretsiz | Aylık abonelik |
Bu işaretlerden ikisi varsa geçişi planlama zamanı gelmiştir. Geçişi ertelemek, temizlenecek verinin her ay biraz daha büyümesi demektir; 500 ürünlü bir listeyi düzeltmek 2.000 ürünlü bir listeden çok daha kısa sürer. Program seçerken bakılacak kriterleri ön muhasebe programı seçme rehberinde anlattık.
Geçişten önce: Excel'i temizlemek
Programa taşınan veri, Excel'deki verinin kalitesinde olur. Dağınık bir dosyayı olduğu gibi aktarmak, aynı karışıklığı yeni programa taşımak demektir. Temizlik iki listeyle yapılır: ürünler ve hesaplar (müşteri ve tedarikçi).
| Sütun | Örnek | Dikkat |
|---|---|---|
| Ürün adı | Seramik yapıştırıcı 25 kg | Aynı ürün tek adla, marka ve ölçüyle |
| Barkod | 8690000000000 | Barkodsuz ürüne iç kod ver |
| Birim | Adet, kg, metre, koli | Koli içi adet ayrı sütunda |
| KDV oranı | %20 | Eski %18 ve %8 oranları kalmasın |
| Alış fiyatı (KDV hariç) | 342,00 | Son alış fiyatı |
| Satış fiyatı (KDV dahil) | 625,00 | Raftaki etiketle aynı |
| Kritik stok | 20 | Bilmiyorsan boş bırak, sonra belirle |
- Aynı ürünün farklı yazımlarını birleştir: "Silikon şeffaf", "silikon şefaf", "SİLİKON ŞEFFAF 280ML" tek satır olsun.
- Satılmayan ve rafta olmayan ürünleri ayrı bir sayfaya al; ilk aktarımda taşıma.
- Fiyat sütunlarında TL işareti ve boşluk bırakma; ondalık ayırıcı virgül olsun.
- Müşteri listesinde ad, telefon ve varsa vergi numarası ayrı sütunlarda dursun.
Geçiş tarihi ve açılış bakiyesi
Geçişin en önemli kararı tarihtir. Ay başını seç: 1 Kasım gibi bir tarihte Excel kapanır, o günün rakamları programa açılış bakiyesi olarak girer ve sonraki her kayıt yalnız programa yazılır. Ayın ortasında geçmek, o ayın raporunu iki yere böler.
Örnek
Açılış bakiyesinin girilmesi
- Excel'e göre 31 Ekim akşamı veresiye alacağı: 80 müşteri, toplam 146.300 TL
- Her müşterinin bakiyesi tek satır olarak girilir: "Kaya Usta, açılış bakiyesi, 3.860 TL"
- Toptancı borçları aynı şekilde: 6 tedarikçi, toplam 212.400 TL
Programdaki toplam alacak 146.300 TL, toplam borç 212.400 TL olmalı; tutmuyorsa aktarım bitmemiştir.
Hangi veri taşınır, hangisi arşivde kalır?
| Veri | Programa taşı | Arşivde bırak |
|---|---|---|
| Ürün listesi | Satılan ve raftaki ürünler | Yıllardır satılmayan, artık alınmayan ürünler |
| Müşteri listesi | Bakiyesi olan ya da son bir yılda alışveriş yapan müşteriler | Uzun süredir gelmeyen, bakiyesi sıfır müşteriler |
| Veresiye hareketleri | Yalnız geçiş günündeki bakiye | Geçmiş satış ve tahsilat satırları |
| Tedarikçi hesapları | Açık borç ve vadeleri | Kapanmış eski faturalar |
| Satış geçmişi | Gerekirse son 3 ayın toplamları (kritik stok için) | Günlük satış dökümleri |
Son üç ayın ürün bazında satış toplamı, programda kritik stok seviyelerini belirlemek için işe yarar. Günlük döküm ise yeni programda bir işe yaramaz; arşivde durması yeterlidir. Taşımadığın her satır, aktarım hatası çıkma ihtimalini azaltır.
Açılış stoğu: Excel'e değil rafa güven
Excel'deki stok adedi çoğu zaman gerçeği göstermez; aylar içinde yazılmayan satışlar, fireler ve işlenmeyen alış faturaları birikmiştir. Açılış stoğunu geçiş gününden önceki akşam sayımla bul. Sayımın yöntemini stok sayımı rehberinde anlattık.
Örnek
Sayımla Excel arasındaki fark
- Excel'deki stok değeri (alış fiyatıyla): 418.000 TL
- Sayımda bulunan stok değeri: 392.500 TL
- Fark: 25.500 TL, Excel'in fazla gösterdiği
Programa 392.500 TL'lik sayım girilir; 25.500 TL'lik farkın nedenini ayrıca araştır.
Geçiş günü adım adım
Ürün listesini aktar
Temizlenmiş ürün dosyasını programın içe aktarma şablonuna kopyala; 20 ürünü kontrol edip kalanını yükle.
Hesapları aktar
Müşteri ve tedarikçileri açılış bakiyeleriyle gir; iki toplamı Excel'le karşılaştır.
Sayımı gir
Açılış sayımındaki adetleri stoğa işle.
Cihazları bağla
Barkod okuyucu, fiş yazıcısı ve varsa teraziyi programla dene.
Çalışanları ekle
Her çalışana kendi kullanıcısını ve yetkisini ver; ortak şifre kullanma.
Mali müşavire haber ver
Geçiş tarihini ve açılış rakamlarını mali müşavirinle paylaş, programdaki erişimini aç.
Aktarımda sık yapılan hatalar
| Hata | Sonuç | Önlem |
|---|---|---|
| Barkod sütunu sayı olarak biçimlenmiş | Baştaki sıfırlar ve son haneler kaybolur | Barkod sütununu metin olarak biçimle |
| Fiyatta nokta ve virgül karışık | 1.250 TL, 1,25 TL olarak aktarılır | Binlik ayırıcıyı kaldır, ondalıkta virgül kullan |
| Aynı müşteri iki adla | Bakiye ikiye bölünür | Telefon numarasına göre tekilleştir |
| KDV dahil ve hariç fiyat aynı sütunda | Marj raporu yanlış çıkar | İki fiyatı ayrı sütuna yaz |
| Açılış bakiyesinde işaret hatası | Alacak borç gibi görünür | Alacak ve borç toplamlarını ayrı kontrol et |
Aktarımı bir kerede yapmak yerine önce 20 ürün ve 5 müşteriyle dene. Bu küçük grupta fiyat, barkod ve bakiye doğru çıkıyorsa kalan listeyi yükle. Hatalı bir aktarımı geri almak, yeniden yapmaktan uzun sürer.
Çalışanlara geçişi anlatmak
Program ne kadar kolay olursa olsun, ilk hafta kasadaki kişi alışkanlığıyla Excel'e ya da deftere dönmek ister. Geçişten önceki akşam yarım saatlik bir prova yap: herkes bir nakit satış, bir kartlı satış, bir veresiye satış ve bir iade kaydetsin. Kimin hangi işi yapacağını (ürün eklemek, fiyat değiştirmek, gün sonu almak) baştan yaz.
- Fiyat değiştirme yetkisini tek kişide tut; rafla kasa arasındaki fark çoğunlukla buradan çıkar.
- Programda bulunamayan ürünü satıştan sonra eklemek yerine o an not al, akşam ekle.
- İlk hafta her akşam on dakika ayırıp günün sorularını topla.
İlk ay: kontrol listesi
- İlk hafta her akşam gün sonunu al ve kasayı say.
- İlk hafta sonunda en çok satan 20 ürünü raf sayımıyla karşılaştır.
- Bir veresiye müşterisinin hesap dökümünü yazdırıp müşteriyle teyit et.
- Ay sonunda toplam alacak ve borcu açılış bakiyesinden başlayarak kontrol et.
- Excel dosyalarını tarihli bir klasörde salt okunur olarak arşivle.
Geçişi bizimle yapmak
Sağlam Defter'de ürün ve müşteri listeleri Excel'den içe aktarılır; kurulum ekibimiz eski kayıtlarını aktarır, barkod okuyucunu ve yazıcını bağlar. Ayrıntısı Excel'den geçiş sayfasında.
Resmî kaynaklar
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, md. 253 (saklama)(yeni sekmede açılır)
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu: Aydınlatma yükümlülüğü(yeni sekmede açılır)
Bu sayfa genel bilgi verir; vergi ve muhasebe kararların için mali müşavirine danış. Oran ve eşikler değişebilir, güncel hâlini resmî kaynaktan kontrol et.
