Özet
- Sayımdan önce bekleyen satış, alış ve iadeleri kayda geçir.
- Dükkânı reyonlara böl, her reyonu tek seferde bitir.
- Sayımı kör yap: sayan kişi kayıttaki miktarı görmesin.
- Farkı hemen silme; önce nedenini ara.
- Pahalı ve çok satan ürünleri daha sık say.
Ne sıklıkla sayım yapılmalı?
Defter tutan işletmeler için yılsonu envanteri 213 sayılı Vergi Usul Kanunu gereği yapılır (bilanço esasında md. 185–186; basit usuldeysen durum farklıdır, mali müşavirine sor). Ama dükkânı yönetmek için yılda bir sayım geç kalır. Bir yıl boyunca biriken fark hangi ayda, hangi üründe başladığını söylemez.
| Ürün grubu | Sıklık | Neden |
|---|---|---|
| Pahalı ve çok satanlar | Ayda bir | Küçük bir fark bile büyük tutar eder |
| Kırılan, bozulan, kaybolan | Ayda bir | Fire en çok burada olur |
| Orta hızda satanlar | Üç ayda bir | Düzenli ama az riskli |
| Yavaş dönenler | Altı ayda bir | Malın rafta ne kadar beklediğini görmek için yeterli |
Sayımdan önce
Kayıtları kapat
Bekleyen satış fişlerini, gelen ama işlenmemiş alış faturalarını ve iadeleri kayda geçir. Kayıt eksikse sayım farkı yanıltır.
Tarih ve saati sabitle
Sayımı dükkânın kapalı ya da sakin olduğu bir saate koy. Sayım sırasında satış yapılacaksa o satışları ayrıca not al.
Rafları düzenle
Aynı ürünü tek yerde topla, bozuk ve iade bekleyen malı ayır. Dağınık rafta aynı ürün iki kez sayılır.
Reyon planı çıkar
Dükkânı küçük bölgelere ayır ve her bölgeye bir numara ver. Kimin nereyi saydığı belli olsun.
Sayım günü adım adım
Sayımın en önemli kuralı kör sayımdır: Sayan kişi kayıttaki miktarı görmemelidir. Kayıtta 12 yazdığını bilen biri 11'i sayınca "bir tane gözümden kaçtı" diye 12 yazar. Fark da böylece kaybolur.
- Her reyonu soldan sağa, yukarıdan aşağıya aynı düzenle say.
- Bir reyonu bitirmeden diğerine geçme; yarım kalan reyon ertesi gün yeniden sayılır.
- Koli içindeki malı açıp say; "kolide 24 tane vardır" varsayımı en sık yapılan hatadır.
- Pahalı ürünleri ikinci bir kişiye tekrar saydır.
- Barkod okutarak sayıyorsan her ürün çeşidini bir kez okut, adedini elle gir; aynı kutuyu 24 kez okutmak yorar ve hata üretir.
Sayım farkını okumak
Sayım farkı bir sonuçtur, neden değil. Farkı düzeltip geçmek yerine nedenini bulmak, bir sonraki sayımda aynı farkın çıkmasını önler.
| Belirti | Olası neden | Önlem |
|---|---|---|
| Kayıt fazla, raf eksik | Satış kaydedilmemiş ya da hırsızlık | Kasada her satışı mutlaka okut |
| Kayıt eksik, raf fazla | Alış faturası işlenmemiş | Mal kabulde faturayı aynı gün gir |
| İki benzer üründe ters fark | Yanlış ürün okutulmuş | Benzer ürünlere ayrı barkod ve raf |
| Kırılabilir üründe eksik | Fire kaydedilmemiş | Kırılan malı anında stoktan düş |
Sayım ekibi ve görev dağılımı
Tek kişinin bütün dükkânı sayması hem yorar hem hatayı artırır. İki kişilik ekip en verimli düzendir: biri sayar ve söyler, diğeri yazar ya da okutur. Böylece sayan kişinin eli rafta, gözü üründe kalır.
| Görev | Kim yapar | Dikkat |
|---|---|---|
| Reyon planı ve dağıtım | Dükkân sahibi | Her bölgenin sorumlusu belli olsun |
| Sayma | Rafı iyi bilen çalışan | Kayıttaki miktarı görmesin |
| Yazma ya da okutma | İkinci kişi | Ürün adını yüksek sesle tekrar etsin |
| Kontrol sayımı | Başka bir çalışan | Pahalı ürünlerde ve büyük farklarda |
| Farkları onaylama | Dükkân sahibi | Nedenini sormadan onaylama |
Sayım öncesi kontrol listesi
- Bekleyen satış fişleri kapatıldı mı?
- Gelen bütün alış faturaları ve mal kabuller girildi mi?
- Müşteriden dönen iadeler stoğa işlendi mi?
- Tedarikçiye geri gönderilecek mallar ayrıldı mı?
- Rafta etiketsiz ya da barkodsuz ürün kaldı mı?
- Herkes hangi reyonu sayacağını biliyor mu?
Sayım farkını ölçmek: adet değil tutar
"40 adet eksik çıktı" demek tek başına bir şey söylemez: 40 vida ile 40 matkap aynı kayıp değildir. Farkı tutara çevirmek ve dönemin satış maliyetine oranlamak, sayımdan sayıma karşılaştırılabilir bir gösterge verir.
Fark oranı (%) = Net sayım farkı tutarı ÷ Dönemin satılan mal maliyeti × 100
Eksikler ve fazlalar maliyet fiyatıyla tutara çevrilir, sonra birbirinden düşülür.
Örnek
Üç aylık dönem
- Eksik çıkan ürünlerin maliyeti: 6.300 TL
- Fazla çıkan ürünlerin maliyeti: 1.100 TL
- Net fark: 6.300 − 1.100 = 5.200 TL eksik
- Dönemin satılan mal maliyeti: 520.000 TL
Fark oranı: 5.200 ÷ 520.000 × 100 = %1
Oranın kendisinden çok değişimi önemlidir. Bir önceki sayımda %0,4 olan oran %1'e çıktıysa, iki sayım arasında bir şey değişmiştir: yeni bir çalışan, yeni bir reyon düzeni ya da kasada okutulmadan geçen satışlar. Farkı en çok hangi ürün grubunun oluşturduğuna bakmak, aramaya nereden başlayacağını söyler.
Yılsonu envanteri ile yönetim sayımı
Yılsonu envanteri 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nda düzenlenen yasal bir işlemdir; dönem sonundaki mal mevcudu kayıtlara bu sayıma göre geçer ve değerleme kuralları kanunda yazılıdır. Yıl içinde yaptığın sayımlar ise yönetim içindir: farkı erken görmek ve nedenini bulmak için yapılır.
İkisi aynı yöntemi kullanabilir ama amaçları farklıdır. Yıl içindeki düzenli sayımlar yılsonu envanterini de kolaylaştırır: kayıtlar zaten gerçeğe yakın olduğu için yılsonunda büyük bir sürpriz çıkmaz. Yılsonu envanterinin nasıl hazırlanacağını ve hangi değerleme yönteminin uygulanacağını mali müşavirinle netleştir.
Sayımdan sonra
Farkı kayda geçirirken tarihini ve nedenini not al. Üç sayım üst üste aynı üründe eksik çıkıyorsa bu artık bir tesadüf değildir. Sayım sonrası aynı zamanda kritik stok seviyelerini gözden geçirmek için iyi bir andır: sayım sırasında gördüğün boş raflar seviyelerin düşük kaldığını söyler.
Sağlam Defter'de sayım barkodla yapılır; sayılan miktar kayıtla karşılaştırılır ve fark stok hareketi olarak işlenir. Kâğıt sayım listelerinden kurtulmanın yolunu barkodla stok sayımı sayfasında anlattık.
Resmî kaynaklar
Bu sayfa genel bilgi verir; vergi ve muhasebe kararların için mali müşavirine danış. Oran ve eşikler değişebilir, güncel hâlini resmî kaynaktan kontrol et.
