e-Faturaya geçiş zorunluluğu ve eşikler (2026)

Kısa cevap: kim e-Faturaya geçmek zorunda?

e-Fatura zorunluluğunun kuralları Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde yazılıdır ve tebliğ yıllar içinde birkaç kez değişti. Bugün geçerli olan genel kural şudur: Brüt satış hasılatın 2022 ya da sonraki herhangi bir yılda 3 milyon TL'ye ulaştıysa, o yılı izleyen yılın yedinci ayının başından itibaren e-Fatura kullanmak zorundasın.

Eski eşikler de bilinmeli, çünkü geçmiş yıllarda eşiği aşıp geçmemiş bir işletme o tarihten beri zorunluluk altındadır: 2018–2020 hesap dönemleri için 5 milyon TL, 2021 için 4 milyon TL. Hasılatını yıllara göre mali müşavirinle birlikte kontrol et.

e-Arşiv fatura: e-Fatura kullanmayanlar ne yapacak?

e-Faturaya geçmek zorunda olmayan işletme de kâğıt faturayla devam edemiyor. Tebliğin "e-Arşiv fatura olarak düzenlenme zorunluluğu getirilen diğer faturalar" bölümü, 12 Kasım 2024'te yayımlanan 573 Sıra No.lu Tebliğ ile değişti: 1 Ocak – 31 Aralık 2025 arasında vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturalar e-Arşiv fatura olarak kesilir; 1 Ocak 2026'dan itibaren ise faturalar tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenir. Bu değişiklikten önce sınır, alıcı vergi mükellefi değilse 5.000 TL, vergi mükellefiyse o yılın fatura düzenleme sınırıydı (535 Sıra No.lu Tebliğ).

31 Aralık 2025'te yayımlanan 589 Sıra No.lu Tebliğ, küçük esnafa bir yıl ek süre verdi. Ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için 3.000 TL sınırı 31 Aralık 2026'ya kadar sürer; bu esnaf 1 Ocak 2027'den itibaren bütün faturalarını tutara bakmadan e-Arşiv fatura olarak keser. Bilanço esasına göre defter tutanlar için ek süre yoktur.

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark

İkisi de elektronik faturadır; fark, faturanın kime gittiğidir. Alıcı GİB'in e-Fatura sistemine kayıtlıysa fatura e-Fatura olarak sistem üzerinden alıcının hesabına düşer. Alıcı kayıtlı değilse (son tüketici ya da e-Faturaya geçmemiş bir işletme) fatura e-Arşiv fatura olarak kesilir ve alıcıya kâğıt çıktı ya da e-posta ile verilir. e-Faturaya geçen işletme, kayıtlı olmayan alıcılar için e-Arşiv fatura kullanmak zorundadır; ikisi birlikte yürür.

• Fatura kesmeden önce alıcının e-Fatura kayıtlı kullanıcı olup olmadığını sorgula; program bunu vergi numarasıyla kendisi yapar.
• e-Fatura alıcıya sistemden gider; e-Arşiv faturayı müşteri isterse kâğıda bas, isterse e-postayla gönder.
• İki belgede de vergi oranı ve tutarı, malın cinsi, miktarı ve fiyatı yazılı olmak zorundadır.

e-Faturaya nasıl geçilir: adım adım

1. 01

   Hasılatını kontrol et

   Son yılın brüt satış hasılatını mali müşavirinden öğren; 3 milyon TL'ye ya da senin işin için geçerli eşiğe yaklaşıyorsan geçişi şimdiden planla.

2. 02

   Kullanım yolunu seç

   GİB'in tebliğde saydığı üç yol vardır: GİB'in portal uygulaması, özel entegratör ya da kendi bilgi işlem sisteminle doğrudan entegrasyon. Küçük işletme için en yaygın yol özel entegratör ya da entegratörle çalışan bir ön muhasebe programıdır.

3. 03

   Mali mühür ya da e-imza al

   Şirketler mali mühürle, şahıs işletmeleri elektronik imzayla başvurur. Hazırlık birkaç gün sürebilir; son haftaya bırakma.

4. 04

   Başvuruyu yap

   Seçtiğin yönteme göre başvuruyu GİB'e ya da entegratörün üzerinden yap; geçiş tarihine kadar başvurunun ve fiilî hazırlıkların tamamlanmış olması gerekir.

5. 05

   Müşteri ve ürün kartlarını düzelt

   Kurumsal müşterilerin vergi numarası ve vergi dairesi, ürünlerinin KDV oranı doğru olmalı. Hatalı kart, hatalı e-Fatura demektir.

6. 06

   İlk ay kontrol et

   Kesilen faturaları haftalık olarak mali müşavirinle karşılaştır; iptal ve iade süreçlerini ilk ayda oturt.

e-Fatura ne kadara mal olur?

Masraf üç kalemdir: mali mühür ya da e-imza, entegratör ya da program ücreti ve kesilen belge başına kota. Küçük bir dükkân ayda 150–300 fatura keser; bu hacimde maliyetin büyük kısmı program ücretidir. Karşılaştırırken yalnız aylık ücreti değil, pakete dahil belge sayısını, kota aşıldığında belge başına ödenen tutarı ve faturaların kaç yıl saklandığını sor.

Geçişte sık yapılan hatalar

Geçiş öncesi kontrol listesi

1. Son üç yılın brüt satış hasılatını yıl yıl yazdım; hangi eşiğe girdiğimi biliyorum.
2. İnternetten ya da pazaryerinden satış yapıyorsam 500 bin TL eşiğini ayrıca kontrol ettim.
3. Mali mühür ya da e-imza başvurumu geçiş tarihinden en az bir ay önce yaptım.
4. Kurumsal müşterilerimin vergi numaralarını ve vergi dairelerini güncelledim.
5. Ürün kartlarındaki KDV oranlarını kontrol ettim.
6. Elimdeki kâğıt fatura koçanının ne olacağını mali müşavirimle konuştum.
7. Eski faturaların beş yıl boyunca nerede saklanacağını yazılı olarak öğrendim.

e-Faturayı programdan kesmek

Sağlam Defter'de satış fişi kaydedildiğinde program alıcının e-Fatura kayıtlı olup olmadığına bakar ve belgeyi e-Fatura ya da e-Arşiv fatura olarak hazırlar; fatura stok, kasa ve müşteri hesabıyla aynı kayıttan çıkar. Paketlerde aylık e-Belge kotası vardır. Ayrıntısı e-Fatura ve e-Arşiv sayfasında; KDV tarafını KDV nasıl hesaplanır rehberinde anlattık.