Özet
- Her toptancıya ayrı cari hesap; faturayı mal geldiği gün işle.
- Ödemeyi hangi faturaya karşılık yaptığını not et.
- Vadeleri tek bir takvimde topla; ödemeyi satışın geleceği güne göre planla.
- İskonto, iade ve fiyat farkı faturalarını ayrı satır olarak yaz.
- Ayda bir toptancının ekstresiyle mutabakat yap.
Toptancı hesabı neden önemli?
Esnaf veresiye defterini müşteri tarafında tutar ama aynı dükkân toptancısına karşı çoğu zaman borçludur. Mal vadeli alınır, satılır, parası gelir ve toptancıya ödenir. Bu zincirde toptancı tarafının kaydı tutulmazsa iki sorun çıkar: ödeme günü geldiğinde para hazır olmaz ya da toptancının hesabı ile dükkânın hesabı birbirini tutmaz.
Toptancı hesabı, müşteri veresiyesinin aynası olan bir cari hesaptır. Tek fark yönüdür: müşteride alacaklı, toptancıda borçlu tarafta durursun.
Toptancı hesabına neler yazılır?
| Hareket | Bakiyeye etkisi | Örnek |
|---|---|---|
| Alış faturası | Borcu artırır | 12.09 · Fatura 4521 · 38.400 TL |
| Ödeme | Borcu azaltır | 20.09 · Havale · 20.000 TL |
| İade faturası | Borcu azaltır | 22.09 · 2 koli iade · 1.600 TL |
| İskonto ya da prim faturası | Borcu azaltır | 30.09 · Ciro primi · 900 TL |
| Fiyat ya da kur farkı faturası | Borcu artırır | 30.09 · Kur farkı · 450 TL |
Faturayı mal geldiği gün işlemek iki işe yarar: stok aynı gün doğru olur ve borç aynı gün görünür. Mal irsaliyeyle gelip fatura sonradan kesiliyorsa irsaliyedeki miktarı mal geldiği gün stoğa, faturadaki tutarı fatura geldiği gün cari hesaba işlersin ve o gün ikisini karşılaştırırsın.
Vadeleri tek takvimde toplamak
Farklı toptancılar farklı vadeyle çalışır: biri 30 gün, biri ay sonu, biri 60 gün. Her faturanın vadesini ayrı ayrı akılda tutmak yerine, bütün ödemeleri tarihine göre tek bir listede toplamak hangi hafta ne kadar nakde ihtiyaç olduğunu gösterir.
| Hafta | Toptancı | Tutar |
|---|---|---|
| 1. hafta | Yapı kimyasalları | 18.400 TL |
| 2. hafta | Elektrik malzemesi | 9.200 TL |
| 3. hafta | Hırdavat | 26.000 TL |
| 4. hafta | Yapı kimyasalları | 14.000 TL |
Bu takvimi müşterilerden beklenen tahsilatlarla yan yana koymak, nakit akışını planlamanın ilk adımıdır. Üçüncü haftada 26.000 TL ödeme varsa ve o hafta beklenen tahsilat azsa, bunu iki hafta önceden bilmek toptancıyla vade konuşmak için zaman kazandırır.
Ödemeyi faturayla eşleştirmek
Toptancıya yuvarlak rakamlarla ödeme yapmak yaygındır: "bu hafta 20.000 göndereyim". Hesabın toplamı doğru kalsa da hangi faturanın kapandığı belirsizleşir. Aylar sonra "şu fatura hâlâ açık görünüyor" denildiğinde ödemenin neye karşılık olduğunu göstermek zorlaşır.
- Havale açıklamasına fatura numarasını yaz.
- Kısmi ödemede hangi faturanın ne kadarını kapattığını not et.
- Çek ya da senetle ödemede vadesini ve numarasını ayrıca kaydet.
Ayda bir mutabakat
Cari mutabakat, iki tarafın aynı tarih itibarıyla bakiyede anlaşmasıdır. Ay sonunda toptancıdan hesap ekstresi iste ve kendi kaydınla satır satır karşılaştır. Fark genellikle şu nedenlerden çıkar:
| Fark | Olası neden |
|---|---|
| Toptancıda fazla borç | Sende işlenmemiş bir alış faturası, onda işlenmemiş bir iade faturası ya da onda henüz görünmeyen bir ödemen |
| Sende fazla borç | İskonto ya da prim faturası sana ulaşmamış ya da onun işlediği bir iade sende eksik |
| Aynı tutar iki kez | Bir fatura ya da ödeme iki kez kaydedilmiş |
| Küçük kuruş farkları | Yuvarlama ya da KDV hesap farkı |
Ayrıca işletmeler belirli tutarın üzerindeki alış ve satışlarını Gelir İdaresi Başkanlığı'na Form Ba ve Form Bs ile bildirir (213 sayılı Vergi Usul Kanunu md. 148–149 ve mükerrer 257'ye dayanan bildirim). Toptancının bildirdiği tutar ile senin bildirdiğin tutar uyuşmazsa bu da bir mutabakat konusudur. Bildirim eşiği ve süresi için mali müşavirine danış.
Toptancı hesabında sık yapılan hatalar
- Faturayı ödeme günü işlemek: borç o güne kadar görünmez, nakit planı yanıltır.
- Toptancı "iskonto yaparız" dedi diye, iskonto faturası gelmeden tutarı borçtan düşmek.
- Farklı toptancıları tek bir "tedarikçiler" hesabında toplamak.
- Mutabakatı yılsonuna bırakmak: bir yıllık farkın nedenini bulmak neredeyse imkânsızdır.
Toptancı hesabını programda tutmak
Sağlam Defter'de her tedarikçinin ayrı bir cari hesabı vardır; alış faturaları ve ödemeler bu hesaba işlenir, bakiye her an görünür ve hesap dökümü tarih sırasıyla yazdırılabilir. Ayrıntısı veresiye ve cari sayfasında.
Resmî kaynaklar
Bu sayfa genel bilgi verir; vergi ve muhasebe kararların için mali müşavirine danış. Oran ve eşikler değişebilir, güncel hâlini resmî kaynaktan kontrol et.
